CHECKLISTE: Update Corporate Housekeeping
Umgestaltung des Transparenzregisters — Umfangreiche Mitteilungspflichten jetzt für alle Gesellschaften!
Durch das am 1. August 2021 in Kraft tretende Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz (TraFinG) wird das Transparenzregister zum Vollregister ausgestaltet, was zu erheblichem Mehraufwand für Gesellschaften (bspw. GmbHs und AGs) führt. Die entsprechenden Änderungen im GwG haben zur Folge, dass ab dem 1. August 2021 alle juristischen Personen des Privatrechts mitteilungspflichtig sind. Bisherige Erleichterungen, wie die Mitteilungsfiktion und Befreiungen, fallen ersatzlos weg. Gesellschaften müssen nunmehr (erstmalig und fortlaufend bei entsprechenden Änderungen) aktiv Mitteilungen zu ihren wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister machen. Verstöße können erhebliche Bußgelder nach sich ziehen. Vor diesem Hintergrund sollte die Einhaltung und Überwachung dieser Mitteilungspflichten Teil des Corporate Housekeepings sein bzw. werden.
WAS IST DAS TRANSPARENZREGISTER?
| Beim Transparenzregister handelt es sich um ein Register, in das die jeweils wirtschaftlich Berechtigten von privatrechtlichen Vereinigungen seit dem 1. Oktober 2017 einzutragen sind.
| Zweck des Transparenzregisters ist Terrorismusbekämpfung und Geldwäscheprävention durch Identifikation von natürlichen Personen, die wirtschaftlich hinter komplexen und verschachtelten Gesellschaftsstrukturen stehen.
| Privatrechtliche Vereinigungen (insbesondere juristische Personen und eingetragene Personengesellschaften) sind demnach verpflichtet, dem Transparenzregister Angaben zu ihren wirtschaftlich Berechtigten zu machen.
| Wirtschaftlich Berechtigter ist grundsätzlich die natürliche Person, die (i) mehr als 25% der Kapitalanteile (mittelbar oder unmittelbar) hält, (ii) mehr als 25% der Stimmrechte kontrolliert oder (iii) auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt.
| Sofern es keine solche natürliche Person gibt oder sich diese nicht ermitteln lässt, sind die gesetzlichen Vertreter der Gesellschaft (bei GmbH und AG also Geschäftsführung und Vorstand) als fiktive wirtschaftlich Berechtigte einzutragen.
| Einzutragen sind die folgenden Daten der wirtschaftlich Berechtigten: (i) Vor- und Nachname, (ii) Geburtsdatum, (iii) Wohnort, (iv) Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses (also Kapitalanteile, Stimmrechte und/oder sonstige Kontrolle) sowie (v) Staatsangehörigkeit.
WAS HAT SICH GEÄNDERT?
| Bislang war das Transparenzregister als Auffangregister ausgestaltet. Dies führte dazu, dass Angaben, die bereits in anderen Registern (Handels-, Unternehmens-, Partnerschafts-, Genossenschafts- oder Vereinsregister) gemacht wurden, nicht nochmals separat dem Transparenzregister mitgeteilt werden mussten. Die Mitteilungspflicht galt durch die Angaben in den anderen Registern als erfüllt (sog. Mitteilungsfiktion).
| Durch das TraFinG wird die Mitteilungsfiktion sowie die Befreiung für börsennotierte Gesellschaften und deren Tochtergesellschaften ersatzlos gestrichen und das Transparenzregister als Vollregister ausgestaltet.
| Dadurch müssen nunmehr auch Gesellschaften, die bislang aufgrund der Mitteilungsfiktion (bspw. GmbHs) oder der Befreiung (börsennotierte AGs und deren Tochtergesellschaften) keiner aktiven Mitteilungspflicht unterlagen, gegenüber dem Transparenzregister aktiv Angaben zu ihren wirtschaftlich Berechtigten machen.
| Für diese Mitteilungspflicht sieht das TraFinG jedoch weitreichende Übergangsfristen vor. Demnach sind die Mitteilungspflichten für bislang nicht mitteilungspflichtige
- AGs, SEs und KGaAs bis zum 31. März 2022
- GmbHs, Genossenschaften und Partnerschaften bis zum 30. Juni 2022
- eingetragene Personengesellschaften, Stiftungen sowie für sonstige Fälle bis zum31. Dezember 2022
zu erfüllen.
| Für Neugründungen gilt die Mitteilungspflicht bereits ab dem 1. August 2021.
| Die Bußgeldtatbestände sind für bislang nicht mitteilungspflichtige Rechtseinheiten jeweils noch für ein weiteres Jahr nach Beginn der Mitteilungspflicht ausgesetzt.
WAS IST IN DER PRAXIS ZU TUN?
| Geschäftsführer, Vorstände und Rechtsabteilungen mussten sich bislang aufgrund der Mitteilungsfiktion oder der Befreiung nicht mit den Mitteilungspflichten ihrer Gesellschaften zum Transparenzregister beschäftigen. Das ändert sich jetzt!
| Alle Gesellschaften sind nunmehr verpflichtet die Angaben ihrer wirtschaftlich Berechtigten zu ermitteln und diese unter Berücksichtigung der obigen Fristen dem Transparenzregister mitzuteilen. Bei einem Verstoß gegen diese Mitteilungspflicht drohen erhebliche Bußgelder.
| Neben der erstmaligen Mitteilung müssen Gesellschaften auch fortlaufend die Aktualität der Angaben prüfen und etwaige Änderungen mitteilen. In komplexen (meist grenzüberschreitenden) Gruppenstrukturen, kann diese (ständige) Prüfung durchaus aufwendiger ausfallen.
| Die Einhaltung etwaiger Mitteilungspflichten sollte auch beim (geplanten) Erwerb von Unternehmen/Unternehmensgruppen mit geprüft werden.
| Auch sämtliche Änderungen in der Gruppen- und/oder Anteilsstruktur (bspw. Anteilsübertragungen, Umwandlungsmaßnamen etc.) sind nunmehr proaktiv auf etwaige mitteilungspflichtauslösende Tatbestände zu prüfen. Meldungen sind dann entsprechend vorzunehmen.
| Vor dem Hintergrund der drohenden Bußgelder sollte die Überwachung und die Beachtung der Mitteilungspflichten Eingang in die Corporate Governance Dokumentation und Organisation finden, um die Einhaltung und Beachtung dieser Pflichten durch die jeweilige Gesellschaft zu gewährleisten.
Sie haben noch Fragen zum Transparenzregister, zum Corporate Housekeeping oder zu anderen gesellschaftsrechtlichen Themen? Sprechen Sie uns an! | tradeo
Mehr Informationen
Dr. Andreas Remuta, LL.M. (Johannesburg)
tradeo.legal
remuta@tradeo.legal
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